The Use of Electronic Mail in the Public Universities of Madrid

3.- METODOLOGÍA

Con el fin de conocer los principales parámetros que caracterizan la utilización del correo electrónico en la universidad, se envió un cuestionario de respuesta anónima a los docentes de las universidades públicas madrileñas.durante los meses de noviembre y diciembre de 1998, y a principios del mes de enero de 1999. En estos centros trabajan un total de 13648 docentes e investigadores, según las últimas cifras disponibles que datan del principio del curso académico 1998-1999.

El cuestionario consta de cinco bloques, compuestos por un total de 23 preguntas. Estos bloques se refieren a diversos aspectos:

· Datos personales, en el que se pretende identificar las principales características de los encuestados, con el fin de poder delimitar con posterioridad algunos perfiles de usuarios del correo

· Actitud previa, en el que se ha tratado de conocer y valorar cuál es la actitud mostrada por los encuestados ante los medios informáticos en general, y hacia el correo electrónico en particular.

· Formación, en el que se ha preguntado sobre el nivel de conocimiento de algunos de los medios electrónicos que consideramos más importantes a la hora de desarrollar una labor docente e investigadora, así como la utilización de dichos medios. Asimismo, se intente conocer de qué modo se ha llegado al actual grado de conocimiento del correo electrónico

· Utilización del correo electrónico, en el que se trata de valorar cuestiones dispares relativas al nivel de uso del correo, el contenido de los mensajes o las recomendaciones acerca de su utilización

· Satisfacción y expectativas, parte en la que se trata de conocer cuál es el grado de satisfacción que presentan los diversos usuarios del correo, la valoración de este medio de comunicación y el planteamiento de algunos de sus principales problemas.

A continuación presentamos la tabla que recoge las distintas preguntas que han compuesto el cuestionario, y las variables con las que han sido relacionadas para su tratamiento estadístico.

TABLA 2.- Cuestionario

4.- RESULTADOS

4.1.- Análisis descriptivo

4.1.1.- Datos generales

El plazo de recepción de encuestas, tras alguna ampliación, se cerró de manera definitiva el día 1 de marzo. En esta fecha, se habían recibido 910 respuestas, aun cuando existen valores perdidos en algunas de las preguntas realizadas. De éstas, la mayoría corresponden a profesores de la Universidad Complutense de Madrid (273, un 30,7%), seguida de la Universidad Autónoma de Madrid (166), la Universidad Politécnica de Madrid (163), la Universidad de Alcalá de Henares (126), la Universidad Carlos III (118) y la Universidad Rey Juan Carlos (43)

Como podemos observar, la mayor parte de las respuestas corresponden a profesores de la Universidad Complutense de Madrid. Esto se debe, en parte, a la mayor cantidad de docentes que trabajan en esta universidad, que es actualmente una de las de mayor tamaño de España. A continuación, podemos observar igualmente el porcentaje de respuestas en cada una de las universidades en relación a su personal docente. El nivel de respuestas obtenido fue superior al 6%, alcanzándose los mejores índices en las universidades nuevas (UC3M y URJC), junto a la de Alcalá de Henares.

TABLA 3.- Porcentaje de respuestas por universidades

Por áreas de conocimiento, predominan los docentes de Ciencias Sociales (262), Ingeniería (234) y Ciencias Experimentales (210) frente a los profesores de Ciencias de la Salud (100) o los de Humanidades (103).

Por último, en la Tabla 4 podemos comprobar los índices de respuesta por categorías profesionales. Al margen del elevado índice de respuesta de la categoría genérica "otros", que recoge a los profesores eméritos, visitantes y otras variedades contractuales, cabe destacar a los profesores ayudantes, que también superan el 10% de respuestas.

TABLA 4.- Porcentajes de respuesta por categorías profesionales

Podríamos afirmar, en función a las frecuencias de las respuestas obtenidas, que el profesor que ha respondido al cuestionario es, en promedio, un profesor titular de universidad, cuya experiencia en su universidad difiere bastante en función de cuál sea ésta (nueva o más antigua), que lleva aproximadamente 9 años en su actual puesto u otro similar, y que tiene en torno a los 40 años de edad (con fuerte diferencia en la URJC).

4.1.2.- Actitud previa frente al correo electrónico y los medios informáticos

La actitud hacia los medios informáticos y el correo electrónico es francamente positiva en casi todos los casos. Los valores generales señalan una actitud positiva o muy positiva hacia el correo en un 96% de las contestaciones, reduciéndose ligeramente (92%) la cifra si nos referimos a la actitud hacia los medios informáticos.

La Tabla 5 resume las ligeras diferencias entre universidades. Todas ellas presentan una actitud hacia el correo completamente positiva en la mayoría de las contestaciones, pero no ocurre lo mismo con la actitud hacia los medios informáticos.

TABLA 5.- Actitud hacia los medios informáticos y el correo electrónico por universidades

La actitud hacia los medios informáticos es positiva ("+") en todas las categorías profesionales, salvo en los profesores asociados, que muestran una actitud completamente positiva ("++"). En cuanto a áreas de conocimiento, nuevamente la mayoría son actitudes positivas, salvo en ingenierías (también completamente positiva). La actitud predominante hacia el correo es, sin embargo, completamente positiva, salvo en el área de humanidades y en la categoría de Catedrático de Escuela (simplemente positivas).

4.1.3.- Conocimiento y uso de las herramientas informáticas

En la Tabla 6 podemos observar los datos generales relativos a conocimientos y utilización del correo electrónico. Se han clasificado nuevamente las respuestas en tres niveles distintos, bajo, medio y alto respectivamente (1,2 y 3)

Deducimos la existencia de dos grupos de herramientas informáticas, que podríamos denominar sencillas y complejas. Así, los encuestados muestran por lo general altos niveles de conocimiento y utilización del correo electrónico, procesadores de texto e Internet, mientras que los niveles relativos a bases de datos digitales, hojas de cálculo y paquetes matemático-estadísticos son sensiblemente inferiores. Estos dos grupos se caracterizan por distintos comportamientos: mientras que en las que hemos denominado sencillas el uso va por delante del conocimiento de forma clara, las complejas son aprendidas generalmente de cara a su utilización, de modo que conocimiento y uso van parejos.

TABLA 6.- Conocimiento y Uso del correo electrónico

En una nueva tabla (número 7), recogemos los valores medios que se han obtenido para el conocimiento y uso de las herramientas informáticas en función del área de conocimiento.

TABLA 7.- Conocimiento y uso de herramientas informáticas por áreas de conocimiento

Los profesores de Ingeniería son los que afirman tener mayores conocimientos de todas las herramientas informáticas, y los de Humanidades son, en cambio, los que muestran menores niveles. Esta diferencia se repite para el uso de dichas herramientas. La similitud en las cifras obtenidas para el caso del conocimiento de procesadores de texto indica de forma clara que esta herramienta es igualmente muy conocida y utilizada para las diferentes áreas de conocimiento, independientemente de su especialización.

Esta diferencia se reproduce entre universidades, ya que prácticamente todos los profesores de la Universidad Politécnica pertenecen al área de ingeniería, de forma que ésta presenta resultados de conocimiento y uso más elevados para todos los medios informáticos. Por categorías profesionales, podemos destacar que quienes tienen un mayor conocimiento de estas herramientas son los Ayudantes (muestran medias superiores a 2). En general todas las categorías presentan un alto grado de conocimiento de los procesadores de textos y correo electrónico. Los que menos conocen y utilizan tanto el correo como las bases de datos son los Catedráticos de Escuela. Curiosamente, los Titulares de Universidad son los que menos utilizan las bases de datos e Internet en general.

El modo más habitual de adquirir su conocimiento sobre el correo electrónico es, con gran diferencia en todas las universidades, autodidacta. En la Rey Juan Carlos, la Politécnica y Alcalá de Henares, el porcentaje es superior al 50%. Existen, además, numerosas respuestas que incluyen una combinación de esta opción con alguna de las otras, esto es, con una breve explicación de amigos o conocidos, con un curso de la Universidad o con otro tipo de curso.

4.1.4.- Utilización del correo electrónico

En este bloque, buscamos conocer algunos detalles sobre la utilización del correo electrónico por parte de los docentes. El tiempo medio de utilización del correo electrónico es de 32 minutos (el 27,7% de las respuestas lo utilizan media hora al día). Sin embargo, hay que reseñar que existe una fuerte dispersión (desviación típica de 35 minutos), y la presencia de un colectivo superior al 15,5% que utiliza diariamente el correo electrónico durante una hora o más tiempo. Por universidades, las respuestas oscilan entre valores medios de 40 minutos de los profesores de la Universidad Politécnica y 23 minutos de los profesores de la Universidad Rey Juan Carlos.

En cuanto al número de mensajes que se envían, podemos comprobar que en media son cuatro, aunque de nuevo existe una importante dispersión (7,8 de desviación típica). Un 24% de los profesores que han respondido mandan dos mensajes diarios y el 22% remiten uno. Curiosamente hay una persona que admite enviar diariamente 98 mensajes. Nuevamente es la Universidad Politécnica la que destaca sobre las demás (6 mensajes diarios), y por área, ingeniería.

TABLA 8.- Utilización del correo electrónico

Con relación al porcentaje de mensajes con carácter plenamente laboral, más de un tercio de los profesores afirman que todos lo son, mientras que son dos tercios los que aseguran que más de un 75% de sus mensajes son de carácter plenamente laboral. Simultáneamente, casi cuatro de cada diez profesores jamás envían mensajes no laborales, y sólo un 25% envía una cantidad de mensajes no laborales superior al 25%. Tales cifras son sensiblemente mejores que las obtenidas en prácticamente todos los estudios realizados en empresas, por lo que podemos pensarr que, a tenor de nuestras respuestas, los profesores universitarios somos más conscientes de la necesidad de aprovechar bien los recursos que los profesionales que trabajan en todo tipo de empresas. En cualquier caso, y al margen de esta consideración, hemos podido contrastar que existe una independencia absoluta entre la variable "uso del correo" y el porcentaje de mensajes estrictamente laborales (esto es, la primera no condiciona a la segunda). La Universidad Rey Juan Carlos conjuga dos facetas curiosas, como son el mayor número de mensajes estrictamente laborales y la mayor cantidad de mensajes de carácter no laboral. Por categorías, el mayor porcentaje de mensajes estrictamente laboral corresponde a los Catedráticos de Facultad, mientras que los Ayudantes y Otros son los que menor porcentaje presentan en este sentido.

Aproximadamente la mitad de los docentes afirma que todos sus mensajes llegan a su destino, y la mayor parte del resto de respuestas indican que la cantidad de mensajes perdidos es muy escasa. El menor porcentaje de mensajes que se pierden corresponde a Ingeniería (a pesar del mayor número de mensajes de promedio), frente a Humanidades, lo cual puede tener una relación con la formación tecnológica de los docentes.

La tabla 9 muestra el porcentaje de respuestas que indican la opinión de los docentes sobre si se debe utilizar un cierto sentido del humor en los mensajes que se envían a través del correo electrónico:

TABLA 9.- Sentido del humor en los mensajes de correo electrónico

Dejando a un lado las respuestas que afirman que se trata de una opinión, parece que existe una mayor cantidad de opiniones favorables que contrarias. La respuesta a esta pregunta es bastante uniforme por universidades y áreas de conocimiento, aunque existe una ligera divergencia por categorías. Podemos destacar que los profesores Titulares de Escuela Universitaria perciben mayoritariamente que el sentido del humor es una pérdida de tiempo y recursos.

4.1.5.- Satisfacción y expectativas

En el último bloque del cuestionario hemos tratado de indagar sobre ventajas y problemas propios del uso del correo electrónico en este ámbito, así como cerciorarnos de la percepción de los encuestados sobre la problemática de la seguridad en las redes y conocer otras opiniones.

TABLA 10.- Satisfacción y expectativas sobre el correo electrónico

El correo electrónico es, generalmente, considerado un medio seguro de comunicación. Destaca especialmente la Universidad Carlos III, que presenta un mayor conocimiento de la existencia de normas de seguridad y medidas sobre el correo electrónico. Por otro lado, observamos que la mayor parte de los docentes desconocen la existencia de controles (por parte de algunas empresas) de los contenidos del correo electrónico. Resulta llamativo comprobar que en la Universidad Rey Juan Carlos ningún docente conoce norma alguna sobre la utilización del correo, aunque una parte importante de ellos emplean medidas de seguridad.

Las tablas 11 y 12 muestran las frecuencias obtenidas de las ventajas e inconvenientes del correo electrónico destacados como más interesantes por los participantes

TABLA 11.- Ventajas del uso del correo electrónico

La principal ventaja percibida es la rapidez en la comunicación, que afirman casi 700 respuestas (recordemos que se obtuvieron 910). También son importantes las consideraciones de sencillez y facilidad en el uso, la posibilidad de enviar otros ficheros y el bajo coste. En cuanto a los problemas que se producen fruto del uso del correo electrónico, se han destacado por orden de prioridades:

TABLA 12.- Problemas en el uso del correo electrónico

El mayor inconveniente que encuentran los docentes en el uso de esta herramienta es la existencia de varios programas que gestionan el correo, lo que puede dificultar su comprensión y modificar ligeramente los formatos. Tampoco son escasas las respuestas que se refieren a la falta de confidencialidad o a la necesidad de importante dedicación temporal. Para remediar algunos de estos problemas, dos son las principales medidas de seguridad que han sido mencionadas en las respuestas: los antivirus y el uso de palabras claves.

La cantidad de ventajas percibidas por los usuarios es, en frecuencia, cercana al doble de los inconvenientes, de donde podríamos deducir que la satisfacción con el correo electrónico es alta. Los docentes lo consideran en general un medio ágil y barato de transmisión de información, que facilita los trámites y gestiones, con una importante versatilidad, aunque todavía no existe ningún estándar generalizado de correo y, en ocasiones, implica una pérdida de intimidad.

La posibilidad, e incluso legalidad, de un eventual control de los mensajes recibidos o enviados por correo electrónico es una cuestión controvertida. La siguiente tabla recoge las contestaciones a esta pregunta, clasificadas por universidades y agrupadas según sean favorables, desfavorables o intermedias.

TABLA 13.- Opiniones sobre medidas de control en el correo electrónico

Lo primero que podemos deducir de las respuestas obtenidas es que la pregunta no ha dejado a mucha gente indiferente. La existencia de más contestaciones que cuestionarios recibidos implica que las opiniones expresadas son complejas, especialmente cuando son contrarias a este control, ya que los docentes apoyan su posición en diversos argumentos. Especialmente llamativa nos resulta la existencia de un colectivo que apoya el control de los mensajes cuando son profesionales, especialmente en un ámbito como el universitario en que la confidencialidad de algunas investigaciones en curso resulta crucial para que estas lleguen a buen fin.

La mayor parte de las opiniones favorables al control del correo electrónico se basan en la pérdida de tiempo que éste origina a algunos docentes, mientras que la mayor parte de posturas contrarias afirma que se trata de una violación del derecho a la intimidad, comparado por algunos de ellos con una escucha telefónica.

Como conclusión de este bloque, podemos afirmar que el correo electrónico es, por lo general, valorado de manera positiva y que, aunque no exento todavía de inconvenientes, los docentes lo consideran no tanto una herramienta con un gran futuro como el verdadero presente de la comunicación.

4.2.- Estudio de las correlaciones

A continuación, procedemos al estudio de las correlaciones, con anterioridad a formular algunas de las hipótesis de trabajo.

Existe una correlación significativa (superior al 59%) entre la actitud hacia los medios informáticos y la actitud hacia el correo electrónico. Parece lógica esta relación, dado que el medio empleado es el mismo (el ordenador), y el correo guarda fuertes relaciones con algunas de las herramientas informáticas (por ejemplo, procesadores de texto para enviar mensajes).

Ligeramente inferior, aunque también significativa, es la relación entre la actitud hacia el correo electrónico y el conocimiento del mismo, alineada con las teorías psicológicas de los medios informáticos. En la misma línea de razonamiento se encuentra la relación (cercana al 50%) entre la actitud hacia el correo y su uso. Finalmente, dentro del mismo bloque, y notoriamente superior (70%) es la relación entre el conocimiento del correo y su uso.

Para contrastar en cierto modo la veracidad de las afirmaciones anteriores, podemos observar que, aunque menor, existe una cierta correlación entre el conocimiento del correo electrónico y el tiempo de utilización del mismo (26%). Por otra parte, el tiempo de utilización del correo también está relacionado con el número de mensajes enviados, aunque solamente al 16%.

Las relaciones que antes hemos establecido con respecto al correo electrónico tienen también sentido aplicadas al resto de herramientas informáticas. Así, existen fuertes correlaciones (superiores al 75%) entre el conocimiento y el uso de Internet, las bases de datos digitales y los paquetes estadísticos. Podemos razonar estas altas correlaciones, especialmente las dos últimas, dada la dificultad del aprendizaje de estas herramientas, que sólo se justifica si van a ser utilizadas.

El grado de conocimiento de Internet también se relaciona positivamente con el uso del correo electrónico (53%). Además de la posibilidad de configurar el correo a través de Internet, esta relación se apoya en que ambas tecnologías pertenecen al entorno de la telemática.

Dentro del campo de las curiosidades, debemos resaltar la correlación negativa fuerte (cerca del 54%) que existe entre la edad de los encuestados y el porcentaje de mensajes que no tienen contenido laboral. La mayor parte de estos mensajes sin contenido laboral son enviados por los más jóvenes.

4.3.- Formulación y contraste de hipótesis

Teniendo en cuenta la Teoría de la Acción Razonada de Fishbein y Ajzenis, la actitud refleja la cantidad de afecto que uno siente "hacia o en contra" de algún objeto o comportamiento. La actitud de una persona en relación con la tecnología de información se refiere a si la persona siente que la tecnología de la información es positiva o negativa. Davis et al. (1989) encuentran que la actitud de las personas hacia el uso de tecnologías de la información está relacionada directamente con la percepción que estas personas tienen de las tecnologías. Orlikowski y Gash (1994) argumentan que el conocimiento que las personas tienen sobre el comportamiento de las tecnologías es crítico para comprender su interacción con ella.

De estas teorías podemos derivar directamente las siguientes hipótesis:

H1: Existe una relación directa entre la actitud que las personas tienen hacia el correo electrónico y el conocimiento del mismo.

H2: Existe una relación entre el conocimiento del correo electrónico y su utilización.

H3: Existe una relación directa entre la actitud hacia los medios informáticos y el conocimiento de los mismos.

H4: Existe una relación entre el conocimiento de los medios informáticos y su utilización.

Igualmente, podemos afirmar que el correo electrónico guarda una relación más estrecha con algunas herramientas informáticas que con otras. Así, y dado que la mayoría de los mensajes enviados actualmente tienen un contenido fundamentalmente textual, podríamos relacionar el conocimiento de los procesadores de texto con el uso del correo. Del mismo modo, por origen común y una cierta convergencia de tecnologías, postulamos una relación entre el conocimiento de Internet y la utilización del correo. Estas opiniones son apoyadas por el estudio de las correlaciones que hemos realizado con anterioridad.

H5: Existe una relación directa entre el conocimiento de los procesadores de texto y la utilización del correo electrónico.

H6: Existe una relación directa entre el conocimiento de Internet y la utilización del correo electrónico.

Al margen de estas hipótesis, derivadas directamente de la teoría y la observación, tendremos la ocasión de contrastar la existencia de algunas otras relaciones y condicionamientos entre variables.

El contraste de las anteriores hipótesis se ha realizado mediante el análisis de la varianza (ANOVA), pudiendo en todos los casos rechazarse claramente la hipótesis nula de igualdad de medias. De este modo, las relaciones entre actitud y conocimiento por un lado, y entre conocimiento y uso por otro, del correo electrónico, así como del resto de medios informáticos, quedan probadas. A continuación, indicamos los niveles de significación para el caso del correo.

TABLA 14.- Valores de los análisis de la varianza

Una aportación interesante, a la vez que sorprendente es que, sin embargo, no se ha podido probar la existencia de una relación directa entre la actitud y el uso de los diversos medios informáticos, incluido el correo electrónico. Llegamos así a la conclusión de que la percepción inicial de un medio sólo se relaciona con su utilización real a través del aprendizaje del mismo, de los conocimientos que se adquieran.

El segundo bloque de hipótesis (5 y 6), relativas a relación entre diversos medios, también ha quedado probado, con lo que podemos afirmar que los medios informáticos que son percibidos como más relacionados con el correo electrónico son Internet y los procesadores de textos. Algunas de las características en común ya han sido indicadas, pero podríamos añadir otras, como son facilidad de aprendizaje, en general autodidáctico, o universalidad en las materias.

4.4.- Tabla de contingencias

Para finalizar, vamos a presentar una tabla de contingencias que recoge los valores de los usos y conocimientos para las diferentes áreas, de manera que quedan resaltadas las similitudes y las diferencias principales entre éstas.

TABLA 15.- Contingencias por área de conocimiento

5.- CONCLUSIONES

En este trabajo hemos tratado de realizar una breve aproximación a la utilización del correo electrónico en las universidades madrileñas. Para ello, hemos partido del conocimiento de una parte relevante de la teoría en torno a este medio de comunicación, y la hemos contrastado con los datos recogidos en la encuesta realizada.

El correo electrónico tiene en la actualidad una gran relevancia, y ésta es incluso mayor en el ámbito universitario. La necesidad de conocer datos e investigar conjuntamente con personas que se encuentran en otros centros mueve a los docentes a utilizar abundantemente el correo. Su alta versatilidad y su sencillez de manejo le convierten, potencialmente, en el medio de comunicación por excelencia para la faceta investigadora.

Existe una actitud muy positiva hacia el correo electrónico, que tiende a ser cada vez cada vez menos controvertida. Sólo algunos inconvenientes, como la ausencia de un estándar generalizado o la falta de confidencialidad disuaden a algunos profesionales de su empleo mayoritario. Consideramos que su utilización aumentará con una mayor formación técnica de los usuarios (que conlleve mayor conocimiento del medio), y con la mejora de algunas incipientes y escasas herramientas de seguridad. Debemos, no obstante, resaltar la existencia de algunas diferencias significativas por Universidades, áreas de conocimiento y categoría profesional, que consideramos que pueden tender a reducirse con el tiempo

Como futuras líneas de investigación, nos parece interesante una comparación de los resultados obtenidos en este trabajo con los que puedan resultar de estudios análogos realizados en las Universidades Privadas, entre el alumnado de Universidades Públicas y Privadas o entre profesionales de otros organismos públicos.

Sin embargo, creemos que se podrían obtener resultados de mayor calado de una comparación entre los datos obtenidos en las universidades y los que pudiéramos observar en empresas radicadas en nuestro país, por considerar que algunas contestaciones presentarán diferencias presumiblemente significativas.

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Carmen de Pablos Heredero (Universidad Rey Juan Carlos)
Irene Albarrán Lozano (Universidad Complutense de Madrid)
Antonio Montero Navarro (Universidad Rey Juan Carlos)

Carmen de Pablos
Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales
Universidad Rey Juan Carlos de Madrid
Paseo de los Artilleros s/n
28032 Madrid. España
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